Come sincronizzare PlanningPME con i calendari di Outlook o Google Calendar? - Versione Enterprise

Sincronizzate la pianificazione di uno o più dipendenti e persino la pianificazione di una stanza o di un'attrezzatura specifica con il vostro calendario di Outlook o Google Calendar.
Con la versione Enterprise dell'applicazione di pianificazione online PlanningPME, sincronizzare gli eventi di una o più risorse PlanningPME con il calendario di Outlook o Google Calendar diventa un gioco da ragazzi!

Introduzione
Come faccio a configurare la sincronizzazione del calendario con Outlook o Google Calendar?
Come funziona la sincronizzazione del calendario?
Diritti di accesso relativi alla sincronizzazione
FAQ

Synchro Outlook / Google Agenda

Introduzione

Questa funzione per sincronizzare una o più risorse PlanningPME con i calendari di Outlook o Google Calendar è disponibile con la versione Enterprise di PlanningPME. La configurazione viene eseguita da ciascun utente e in base ai suoi diritti d'uso. Ogni utente del programma sarà in grado di sincronizzare il programma delle risorse che può consultare in PlanningPME con il suo calendario Outlook o Google seguendo i passaggi elencati di seguito.

Requisiti tecnici

Outlook : Avere un account Microsoft 365

Google Calendar : Avere un account Google personale o professionale

Se l'utente fa parte di una directory aziendale come Google Workspace o Microsoft Entra, è necessario effettuare ulteriori impostazioni nell'infrastruttura per consentire la sincronizzazione.

Come configurare la sincronizzazione di PlanningPME con il calendario di Outlook o Google Calendar?

Passaggi di configurazione della sincronizzazione

Ogni utente SMB deve eseguire i seguenti passaggi per sincronizzare la pianificazione di una risorsa con il proprio calendario di Outlook o Google Calendar:

Connettevi alla vostra pianificazione online PlanningPME web Access
Vai al menu -> I miei calendari
Fate clic sul pulsante "Aggiungi calendario".
Scegliete la risorsa di pianificazione che desiderate sincronizzare. Un utente può sincronizzare solo le risorse per le quali dispone delle autorizzazioni di lettura.
Scegliete un calendario: Microsoft Outlook o Google.
Fate clic sul pulsante "Accedi con Microsoft" o "Accedi con Google"
Date il vostro consenso accettando le autorizzazioni richieste da PlanningPME
Un messaggio indica che il calendario remoto è stato creato correttamente. Ogni utente ha l'elenco dei calendari che desidera sincronizzare nel menu -> I miei calendari
Accedete al calendario della risorsa direttamente da Outlook o Google Calendar.

È quindi possibile sincronizzare nuove risorse umane o materiali ripetendo i passaggi precedenti.

Calendari sincronizzati con Google Calendar

Uno o più calendari vengono creati in Google Calendar. Se sono presenti più calendari, questi vengono sovrapposti e il colore delle attività corrisponde al colore assegnato al calendario della risorsa.

Sincronizzazione del software di pianificazione PlanningPME e Google Calendar

Calendari sincronizzati con Outlook

Vengono creati uno o più calendari oltre al calendario primario di Outlook. Il colore degli eventi corrisponde al colore assegnato al calendario di una risorsa.
Sono disponibili diversi modi per visualizzare più calendari contemporaneamente in Outlook : modalità side-by-side, modalità sovrapposizione.

sincronizzazione google calendar — Sincronizzazione del software di pianificazione PlanningPME e del calendario Outlook

Come funziona la sincronizzazione del calendario?

Sincronizzazione unidirezionale

La sincronizzazione viene eseguita in una direzione: la sincronizzazione degli eventi viene eseguita solo nella direzione dell'applicazione PlanningPME a Google Calendar o Outlook. Il software principale è PlanningPME.

Aggiungere, modificare ed eliminare un evento da PlanningPME

Addizione: Tutti gli eventi (attività e indisponibilità) creati da PlanningPME vengono creati nel calendario remoto.

Modifica: Il software principale è PlanningPME, per modificare un evento, è necessario farlo dal software online PlanningPME.
Per facilitare le modifiche, un collegamento all'evento PlanningPME viene inviato in ogni evento sincronizzato del calendario remoto. Quindi, per modificare l'evento, basta cliccare sul link.

Cancellazione: Tutti gli eventi (attività e indisponibilità) cancellati da PlanningPME vengono eliminati nel calendario remoto.

Scelta delle informazioni mandate nel calendario Outlook o Google

Potete scegliere i campi che desiderate visualizzare nell'area commenti degli eventi di Outlook e Google Calendar dal menu Strumenti -> Descrizione -> Google Calendar / Microsoft Outlook dell'applicazione PlanningPME. Ad esempio, visualizzate l'indirizzo completo dell'appuntamento e/o lo stato di un evento e/o qualsiasi campo personalizzato.

Interrompere la sincronizzazione ed eliminare il calendario remoto

Ogni utente della pianificazione può scegliere di interrompere la sincronizzazione con il calendario remoto ogni volta che lo desidera. Per fare ciò, dal menu "I miei calendari", fate clic sul pulsante "Eliminare" del calendario remoto di cui desideri interrompere la sincronizzazione. Una volta eliminato, avete la possibilità di eliminare il calendario remoto creato da PlanningPME o di mantenerlo.

Diritti di accesso relativi alla sincronizzazione

Diritto di sincronizzazione con Outlook e/o Google Calendar

In termini di diritti di gruppo dell'utente (menu Dati -> Gruppo), è possibile scegliere se l'utente può sincronizzare PlanningPME con Outlook (I miei calendari / Microsoft Outlook) e / o Google Calendar (I miei calendari / Google Calendar).

Quali risorse può sincronizzare l'utente?

A livello di diritti utente (menu Dati -> Utente), è possibile scegliere i servizi di lettura per ciascun utente. Successivamente, l'utente sarà in grado di sincronizzare tutte le risorse che fanno parte del servizio o dei servizi che può visualizzare.