Come sincronizzare PlanningPME con i calendari di Outlook o Google Calendar? - Versione Enterprise
Sincronizzate la pianificazione di uno o più dipendenti e persino la pianificazione di una stanza o di un'attrezzatura specifica con il vostro calendario di Outlook o Google Calendar.
Con la versione Enterprise dell'applicazione di pianificazione online PlanningPME, sincronizzare gli eventi di una o più risorse PlanningPME con il calendario di Outlook o Google Calendar diventa un gioco da ragazzi!
Come faccio a configurare la sincronizzazione del calendario con Outlook o Google Calendar?
Come funziona la sincronizzazione del calendario?
Diritti di accesso relativi alla sincronizzazione
FAQ
Introduzione
Questa funzione per sincronizzare una o più risorse PlanningPME con i calendari di Outlook o Google Calendar è disponibile con la versione Enterprise di PlanningPME. La configurazione viene eseguita da ciascun utente e in base ai suoi diritti d'uso. Ogni utente del programma sarà in grado di sincronizzare il programma delle risorse che può consultare in PlanningPME con il suo calendario Outlook o Google seguendo i passaggi elencati di seguito.
Requisiti tecnici
Come configurare la sincronizzazione di PlanningPME con il calendario di Outlook o Google Calendar?
Passaggi di configurazione della sincronizzazione
Ogni utente SMB deve eseguire i seguenti passaggi per sincronizzare la pianificazione di una risorsa con il proprio calendario di Outlook o Google Calendar:
- Connettevi alla vostra pianificazione online PlanningPME web Access
- Vai al menu -> I miei calendari
- Fate clic sul pulsante "Aggiungi calendario".
- Scegliete la risorsa di pianificazione che desiderate sincronizzare. Un utente può sincronizzare solo le risorse per le quali dispone delle autorizzazioni di lettura.
- Scegliete un calendario: Microsoft Outlook o Google.
- Fate clic sul pulsante "Accedi con Microsoft" o "Accedi con Google"
- Date il vostro consenso accettando le autorizzazioni richieste da PlanningPME
- Un messaggio indica che il calendario remoto è stato creato correttamente. Ogni utente ha l'elenco dei calendari che desidera sincronizzare nel menu -> I miei calendari
- Accedete al calendario della risorsa direttamente da Outlook o Google Calendar.
È quindi possibile sincronizzare nuove risorse umane o materiali ripetendo i passaggi precedenti.
Calendari sincronizzati con Google Calendar
Uno o più calendari vengono creati in Google Calendar. Se sono presenti più calendari, questi vengono sovrapposti e il colore delle attività corrisponde al colore assegnato al calendario della risorsa.
Calendari sincronizzati con Outlook
Vengono creati uno o più calendari oltre al calendario primario di Outlook. Il colore degli eventi corrisponde al colore assegnato al calendario di una risorsa.
Sono disponibili diversi modi per visualizzare più calendari contemporaneamente in Outlook : modalità side-by-side, modalità sovrapposizione.
Come funziona la sincronizzazione del calendario?
Sincronizzazione unidirezionale
La sincronizzazione viene eseguita in una direzione: la sincronizzazione degli eventi viene eseguita solo nella direzione dell'applicazione PlanningPME a Google Calendar o Outlook. Il software principale è PlanningPME.
Aggiungere, modificare ed eliminare un evento da PlanningPME
Addizione: Tutti gli eventi (attività e indisponibilità) creati da PlanningPME vengono creati nel calendario remoto.
Modifica: Il software principale è PlanningPME, per modificare un evento, è necessario farlo dal software online PlanningPME.
Per facilitare le modifiche, un collegamento all'evento PlanningPME viene inviato in ogni evento sincronizzato del calendario remoto. Quindi, per modificare l'evento, basta cliccare sul link.
Cancellazione: Tutti gli eventi (attività e indisponibilità) cancellati da PlanningPME vengono eliminati nel calendario remoto.
Scelta delle informazioni mandate nel calendario Outlook o Google
Potete scegliere i campi che desiderate visualizzare nell'area commenti degli eventi di Outlook e Google Calendar dal menu Strumenti -> Descrizione -> Google Calendar / Microsoft Outlook dell'applicazione PlanningPME. Ad esempio, visualizzate l'indirizzo completo dell'appuntamento e/o lo stato di un evento e/o qualsiasi campo personalizzato.
Interrompere la sincronizzazione ed eliminare il calendario remoto
Ogni utente della pianificazione può scegliere di interrompere la sincronizzazione con il calendario remoto ogni volta che lo desidera. Per fare ciò, dal menu "I miei calendari", fate clic sul pulsante "Eliminare" del calendario remoto di cui desideri interrompere la sincronizzazione. Una volta eliminato, avete la possibilità di eliminare il calendario remoto creato da PlanningPME o di mantenerlo.
Diritti di accesso relativi alla sincronizzazione
Diritto di sincronizzazione con Outlook e/o Google Calendar
In termini di diritti di gruppo dell'utente (menu Dati -> Gruppo), è possibile scegliere se l'utente può sincronizzare PlanningPME con Outlook (I miei calendari / Microsoft Outlook) e / o Google Calendar (I miei calendari / Google Calendar).
Quali risorse può sincronizzare l'utente?
A livello di diritti utente (menu Dati -> Utente), è possibile scegliere i servizi di lettura per ciascun utente. Successivamente, l'utente sarà in grado di sincronizzare tutte le risorse che fanno parte del servizio o dei servizi che può visualizzare.
FAQ
Sì, tutti gli eventi ricorrenti (eventi giornalieri, settimanali, mensili o annuali) sono sincronizzati.
Sì, la sincronizzazione tiene conto del fuso orario specificato nella scheda risorse. Il fuso orario predefinito per le risorse è quello specificato nel menu Strumenti- Opzioni- Fuso orario.
I dati vengono sincronizzati da D - 2 mesi a D + 1 anno, D rappresenta il giorno di oggi.
Con ogni modifica in PlanningPME, le informazioni vengono aggiornate quasi istantaneamente nel calendario remoto di Outlook o Google.
Se eliminate o modificate un evento direttamente dal calendario remoto, non verrà aggiornato in PlanningPME. Verrà nuovamente sincronizzato se viene apportata una modifica a questo evento da PlanningPME.
Ecco un elenco dei principali vantaggi della sincronizzazione:
- Risparmia tempo evitando il doppio inserimento di informazioni
- Facilità di pianificazione degli eventi
- Accesso alle modifiche di pianificazione in tempo reale
- Miglioramento della comunicazione e degli scambi con il team
- Risparmio di tempo ed energia
- Ricerca di disponibilità comuni
- Aumento della produttività