Pianificazione degli eventi

Gestire gli eventi quotidiani sul planning: formazioni, appuntamenti, orari, interventi. Qualunque sia l'attività, il software può adattarsi alle esigenze personali di pianificazione. 
Sul planning, un evento viene rappresentato da un rettangolo colorato pieno.

Esistono diverse possibilità di creare eventi sul planning:

Diversi modi di creare un evento

-> Disegnare un rettangolo sul planning cliccando con il sinistro del mouse

-> Mediante un semplice clic con il sinistro: Un clic con il tasto sinistro su uno spazio vuoto del planning.

-> Un clic sul pulsante Aggiungi "+" e selezionando "Nuovo incarico"

Viene visualizzata la finestra qui di seguito:

Copia/ Incolla
Selezionare l'evento quindi cliccare con il destro e infine il comando "Copia". Quindi collocarsi nel punto che si desidera e fare clic con il destro su "Incolla". Tutte le informazioni contenute nell'evento saranno salvate.

Selezionare facilmente un cliente o un progetto digitando le prime lettere nella maschera di ricerca.

La digitazione intuitiva è una funzione che consente a PlanningPME Web Access di suggerire un elenco di risultati grazie alle due prime lettere di una parola digitate dall'utente senza che questi debba digitare tutta la parola.

La digitazione intuitiva è oggi disponibile in tutti gli elenchi a tendina al momento della creazione di un incarico. Questa opzione è pratica quando si ha un lungo elenco di clienti e/o di progetti: si avrà allora una zona di inserimento intuitivo invece di dover scorrere un lungo elenco.
Il numero di descrizioni caricato nell'elenco a tendina può essere modificato dall'amministratore del planning sul menu Parametri -> Opzioni -> Generale. È possibile modificare il numero di descrizioni caricate per default

È possibile assegnare un incarico a diverse risorse in un batter d'occhio! Per farlo, sulla finestra "Evento" quindi sul campo "Risorsa", selezionare "diverse", invece di "una sola". Viene visualizzato il tab "Risorse": assegnare le risorse che si vuole e quindi cliccare su Salva per confermare la scelta.

Selezionare solamente le risorse disponibili
Al momento della creazione di un incarico è possibile selezionare direttamente le risorse disponibili spuntando la casella "Disponibile" su questo tab "Risorse".

Selezionare le risorse per servizio o per tipo
Esiste la possibilità di filtrare le risorse disponibili per servizio o per tipo su questo tab "Risorse".

Scollegare un incarico multi-risorsa 
È possibile scollegare i singoli incarichi assegnati a diverse risorse per attribuirli a una risorsa in modo indipendente dalle altre. Per farlo, selezionare l'evento, quindi cliccare con il destro e selezionare "scollega".

Un evento periodico è un'azione che si ripete nel tempo a intervalli regolari. Per risparmiare tempo è possibile creare un incarico ricorrente. La funzione "periodicità" sarà di aiuto nella gestione delle riunioni mensili, degli appuntamento annuali,...

Creare un avvenimento periodico
Quando si crea un incarico, cliccare sul pulsante "Periodicità". Si apre il tab "periodicità" con le opzioni che seguono. 
Giorni: durata in giorni 
Giornata intera: incarico come giornata intera o in ore, con l'ora di inizio e quella di fine da stabilire 
Periodicità: quotidiana, settimanale, mensile, annuale.  Date: inserire le date di inizio ed eventualmente la data di fine, quindi confermare salvando.

Eliminare un'occorrenza o una serie
È possibile eliminare l'occorrenza di un incarico periodico o eliminare tutta una serie. Per farlo, è necessario selezionare l'incarico e cliccare con il destro del mouse.
Se si vuole eliminare solamente l'incarico selezionato, scegliere "L'occorrenza".
Se si vuole eliminare tutta la periodicità, scegliere "La serie".

Modifica di un evento nella periodicità
Fare clic con il destro quindi uscire dalla periodicità. È possibile quindi modificare questo evento indipendentemente dagli altri.

-> Doppio clic con il sinistro sull'evento

-> Clic con il destro, quindi "Apri"

-> Drag and drop: trascinare e lasciar cadere l'evento direttamente su una nuova data e/o su un nuovo dipendente.

-> Un clic sul pulsante Aggiungi "+" e selezionando "Nuovo incarico"

Bloccare gli incarichi
È possibile bloccare gli incarichi perché nessuno possa modificarli senza la propria autorizzazione. Solo la persona responsabile del blocco o l'amministratore avranno l'autorizzazione di sbloccare gli incarichi, selezionando "Sblocca".

Impedire la creazione e la modifica di eventi 
Per parametrare questa opzione, è sufficiente andare al menu Parametri-> Opzioni -> Generale -> Impedire la creazione e la modifica degli incarichi anteriori a…

->anteriori a oggi

-a una data precisa

Se una risorsa è già occupata
Esiste la possibilità di forzare la creazione di un evento anche se la risorsa è già occupata. 
Se si forza la creazione dell'incarico, due incarichi si sovrappongono sulla linea della risorsa, sullo spazio della pianificazione.

Se la risorsa non è competente
Esiste la possibilità di forzare l'assegnazione di un incarico a una risorsa che non possiede le competenze richieste. Viene visualizzato un messaggio di avvertimento. Confermando con OK, l'incarico verrà creato.

Per gestire i diritti sulla funzione «Forza assegnazione», basta andare nel menu Parametri -> Gruppi.

Soppressione di un evento

Date e ore
Selezionare le date d'inizio e di fine, oltre che le ore o "giornata intera".

Pulsante "Fascia oraria" 
Per far risparmiare tempo, è possibile creare fino a 4 fasce orarie all'interno della finestra. Quando si clicca su uno di questi pulsanti, le ore stabilite verranno assegnate automaticamente. Per definire le fasce, andare al menu Parametri -> Opzioni -> "Orari".

PlanningPME Web Access è un software online completamente parametrabile. All'inizio ha un aspetto semplice che può diventare più complicato a seconda delle opzioni che si sceglie di attivare sul menu. Parametri -> Opzioni -> Incarico

Numero di risorse predefinito
Scegliere se si desidera che per default le risorse per incarico siano una o più. Spuntando "Diverse", viene visualizzato il tab "risorse" per default, nella finestra "Evento".

Assegnare un solo incarico contemporaneamente a una risorsa 
Se si deseleziona questa opzione, sarà possibile assegnare diversi incarichi a una stessa risorsa contemporaneamente senza ricevere messaggi di avviso.

Non aggiungere nuove descrizioni
Se si sceglie questa opzione, tutte le nuove descrizioni di incarico che si digiteranno rapidamente, creando un nuovo evento sul planning, non saranno nell'elenco delle descrizioni di incarichi del menu Dati -> Incarichi.

Assegnare il tab fatturazione nell'incarico
Quando si crea un incarico, viene visualizzato un tab supplementare "Fatturazione".

Assegnare una pausa
Al momento della creazione di un evento, è possibile definire un tempo di pausa.