Come riprogrammare una riunione, un appuntamento, un evento o qualsiasi compito

I motivi più comuni includono:

• Doppia prenotazione o modifiche prioritarie
• Malattia, attività urgenti o emergenze
• Partecipanti chiave o dipendenti non disponibili

La riprogrammazione non è un fallimento, è una realtà comune. La chiave è gestirlo in modo professionale.

Provate PlanningPME per migliorare la riprogrammazione

Ecco gli esempi dei tre tipi di riprogrammazione più comuni riscontrati in diversi settori.

Un tecnico previsto per l'installazione di martedì si è ammalato

• Impatto sull'organizzazione : Le attività o gli appuntamenti devono essere riassegnati o posticipati
• Soluzione : Riassegnate l’attività di installazione a un altro tecnico disponibile con le stesse competenze, oppure rimandala alla data successiva disponibile. Avvisate il cliente se la data di installazione cambia.

Un cliente chiede di spostare il proprio appuntamento dal giovedì pomeriggio al venerdì mattina.

• Impatto sull'organizzazione : I lavori pianificati devono essere rimandati o modificati
• Soluzione : Aggiornate il calendario e le risorse; Inviate una nuova conferma al cliente e al team. Proponete un altro appuntamento se non avete disponibilità in programma.

C'è un problema operativo o tecnico (guasto all'apparecchiatura, ritardo nella fornitura, maltempo)

• Impatto sull'organizzazione : Le attività non possono iniziare o finire come previsto
• Soluzione : Identificate le attività e le risorse interessate, poi modificate il programma posticipandole o riallochandole. Avvisate i clienti o i team coinvolti e date priorità alla ripresa delle normali operazioni una volta risolto il problema.

1. Comunica in modo rapido e chiaro : Invia un avviso tempestivo, idealmente 24+ ore prima se possibile
2. Usa righe dell'oggetto chiare : Rendi il tuo modello di email il più chiaro possibile. Ad esempio, l'argomento potrebbe essere: "Riprogrammazione: [Nome riunione] il [Data]"
3. Chiedi scusa brevemente : Essere dispiaciuti per il cambiamento dell'ultimo minuto è sufficiente. Fornisci una ragione concisa in una frase.
4. Proponi 2-3 opzioni di tempo : Per aumentare le possibilità di trovare un altro slot comune e ridurre al minimo l'avanti e indietro, proponi diverse opzioni.
5. Chiedi conferma : Per assicurarti che tutti siano allineati e presenti, chiedi a tutti i partecipanti di confermare.
6. Ringrazia i destinatari : Una volta trovato il prossimo slot, mostra il tuo apprezzamento ringraziando tutti i membri coinvolti.
7. Utilizzare uno strumento di pianificazione online : Risparmia tempo e riduci lo stress utilizzando un software di pianificazione come PlanningPME per avere una visione chiara della disponibilità dei dipendenti e inviare e-mail personalizzabili automaticamente nelle fasi pertinenti.

Ecco alcuni modelli che potete usare per gestire qualsiasi tipo di riprogrammazione di eventi: riunioni, appuntamenti...

Modello 1 : Modello generale da adattare

Oggetto : Riprogrammazione del nostro [Nome riunione] il [Data originale]

Corpo
Ciao [Nome],

Mi dispiace, ma devo riprogrammare la nostra riunione originariamente fissata per [Data] a [Ora] per [breve motivo]. Potrebbe andare bene per te [Opzione Data 1] o [Opzione Data 2]?

Per favore fatemi sapere quale preferite o condividete la vostra disponibilità. Grazie per la vostra flessibilità!

Distinti saluti,
[Il vostro nome]

Modello 2: Un partecipante chiave non è disponibile

Oggetto : Dobbiamo riprogrammare la nostra [Nome Riunione] per [Data Originale] a causa della disponibilità del team

Corpo
Ciao [Nome],

[Name] si scusa, ma a causa di un cambiamento dell'ultimo minuto non potrà partecipare alla riunione. Essendo un membro chiave di questa riunione, è meglio rimandarla.
Per favore, fatemi sapere quali date si adattano meglio a voi nella vostra agenda:
Opzione 1: [Data e ora]
Opzione 2: [Data e ora]
Opzione 3 : [Data e ora]

Grazie per la comprensione.

Distinti saluti
[Il vostro nome]

Modello 3 : E-mail di conferma

Oggetto : [Nome riunione] riprogrammato in [Nuova data]

Corpo
Ciao [Nome],

Si prega di notare che la data di [Nome Riunione] è stata cambiata in [Data e Ora].
Grazie ancora per la vostra comprensione e flessibilità.

Distinti saluti
[Il vostro nome]

Con un software di programmazione online come PlanningPME, riprogrammare qualsiasi tipo di evento diventa facile grazie a utili funzionalità che risparmiano tempo.

1. Gestite le doppie prenotazioni : Tenete presente tutte le doppie prenotazioni grazie agli avvisi e a un'interfaccia chiara e visiva
2. Trovate gli slot comuni a colpo d'occhio : Tenendo conto delle ore di lavoro, delle attività in corso e delle assenze dei dipendenti, lo strumento di pianificazione propone la prossima fascia oraria disponibile per tutti i partecipanti. Potete anche filtrare manualmente il planning per risorse assegnate per identificare visivamente tutti gli slot disponibili.
3. Trascinate e rilasciate per riprogrammare una riunione : Spostate riunioni o compiti con un drag-and-drop veloce. Non è necessario modificare ogni evento manualmente.
4. Riassegnate facilmente i compiti : Se qualcuno è fuori o sovraccarico, selezionate più volte i compiti e spostateli su un altro membro del team in pochi clic.
5. Gestite attività non assegnate : Usate il pannello "da pianificare" come lista di cose da fare per rifornire attività non assegnate, poi assegnate queste attività alle risorse quando la loro disponibilità diventa chiara.
6. Inviate promemoria automatici durante tutto il processo : Una volta che cambiate lo stato di un'attività o la riprogrammate, le notifiche verranno inviate automaticamente alle persone interessate. Non servono email aggiuntive.
7. Condividete il programma : Invitate facilmente dipendenti o clienti al programma con un accesso specifico per lettura o scrittura.

Vantaggi per combinare una buona etichetta email (comunicazione chiara, tempestiva e cortese) con la potenza di PlanningPME (funzionalità per una pianificazione intelligente e avvisi automatici):

• Rispettate il tempo del tuo team
• Riducete il carico amministrativo
• Evitate doppi prenotazioni e incomprensioni
• Tenete tutti informati senza sforzo

La riprogrammazione avviene sempre, ma con l'approccio giusto non deve essere un mal di testa. Seguite queste linee guida e riprogrammate le riunioni come un professionista, il tutto restando organizzato e mantenendo il team sulla giusta strada.