Software di pianificazione per i servizi sociali, consultori e mediazione sociale
Organizzate incontri informali, visite di sensibilizzazione e seminari con PlanningPME
- Il settore: servizi di assistenza sociale… sia in sede che a domicilio
- Perché la pianificazione è un’area di lavoro “fondamentale” per i mediatori
- 8 vantaggi di PlanningPME per i vostri team di mediazione sociale
- Cosa offre in particolare PlanningPME alle organizzazioni di mediazione sociale
- Tabella comparativa: foglio di calcolo vs grafico cartaceo vs PlanningPME
- 3 esempi pratici su come utilizzare il programma nel vostro lavoro quotidiano
- Configuri PlanningPME senza aumentare il Suo carico di lavoro
- Una pianificazione che tutela il servizio… e il team
- FAQ
In sintesi
In un’organizzazione che si occupa di mediazione sociale e di accesso ai servizi pubblici (come sportelli di accoglienza, squadre mobili, mediazione per i trasporti o laboratori formativi), il programma non è “solo” un orario: è lo strumento che garantisce l’accoglienza degli utenti, la continuità del servizio e la qualità dell’assistenza fornita. Tra turni di servizio in più sedi, visite sul campo, seminari di gruppo, tempi di spostamento, assenze e requisiti professionali, la pianificazione può diventare rapidamente complessa. I membri dello staff (mediatori, coordinatori, assistenti) necessitano di un calendario chiaro, condiviso e affidabile, consultabile facilmente.
Il settore: servizi di assistenza sociale… sia in sede che a domicilio
I centri di mediazione e supporto offrono un sostegno personalizzato, gratuito e spesso senza necessità di appuntamento, presso una sede fissa o servizi in mobilità, con accesso a strumenti digitali ove disponibili. Grazie a una rete di partner nazionali, consentono al personale di occuparsi di una vasta gamma di questioni (fiscali, lavorative, pensionistiche, relative ai documenti d’identità, permessi, ecc.). Nella mediazione sociale, l'obiettivo è anche quello di rafforzare la coesione sociale, garantire l'accesso ai diritti, nonché prevenire e gestire le tensioni e i conflitti quotidiani.
Conseguenza diretta per le squadre : Una giornata tipo prevede un mix di mansioni di accoglienza, supporto amministrativo, assistenza informatica, attività di gruppo e, occasionalmente, assistenza per gli spostamenti (autobus/treno), con un numero considerevole di possibili imprevisti.Perché la pianificazione è un’area di lavoro “fondamentale” per i mediatori
In questo settore, una pianificazione efficace deve tenere conto di vincoli molto specifici:
- Un'ampia gamma di attività e servizi : sessioni senza appuntamento, assistenza per i fornitori di servizi (ad es. finanza pubblica), laboratori informatici individuali e di gruppo, iniziative di prevenzione dei conflitti, eventi a tema (mobilità, pratiche ecocompatibili, ecc.).
- Diversità degli utenti dei servizi : giovani, anziani, lavoratori, persone inserite in programmi di reinserimento e persone con disabilità… (che richiedono spiccate capacità relazionali e un approccio flessibile).
- Lavorare in più sedi : lo stesso dipendente può lavorare presso un punto di accoglienza, poi in una postazione di assistenza sul territorio e infine in un laboratorio.
- Costi di tempo inevitabili : viaggi, coordinamento, riunioni, inserimento dati, tutoraggio/formazione.
- Qualifiche e competenze : Alcuni ruoli richiedono qualifiche e/o competenze specifiche.
- Assenze che devono essere gestite senza compromettere la continuità dei servizi: ferie, congedi per malattia, permessi compensativi e corsi di formazione.
Un foglio di calcolo potrebbe andare bene… finché il team non cresce, il volume di lavoro sul campo non aumenta e non si rende necessario trovare e gestire rapidamente il personale sostitutivo.
Modelli di pianificazione del lavoro
8 vantaggi di PlanningPME per i vostri team di mediazione sociale
- Panoramica centralizzata di più sedi e squadre mobili : chi si trova dove, a che ora e che tipo di attività svolge.
- Pianificazione basata su competenze/qualifiche : assegnare le persone giuste ai turni giusti (gestione delle competenze disponibile in PlanningPME Web Access).
- Gestione dei veicoli : Quando si pianifica una squadra sul campo, si consiglia di prenotare un veicolo contemporaneamente per evitare conflitti di prenotazione.
- Visualizzare i costi di tempo nascosti : spostamenti, coordinamento, inserimento dati – per definire un programma realistico.
- Attività ricorrenti : impostare pianificazioni ricorrenti (settimanali/mensili) e modificare solo le eccezioni.
- Diritti di accesso degli utenti : Ogni utente vede solo le informazioni che lo riguardano
- Reportistica + esportazione in Excel : estrarre dati e creare dashboard (esportazione/sincronizzazione con Excel).
- Accesso online e sincronizzazione del calendario : accesso remoto, con la possibilità di sincronizzarsi con Google Calendar a seconda delle impostazioni.
Cosa offre in particolare PlanningPME alle organizzazioni di mediazione sociale
PlanningPME è stato progettato per aiutarvi a pianificare le risorse (personale e attrezzature) e le attività su un calendario condiviso: la soluzione ideale per la gestione di mediatori, servizi di reperibilità, iniziative di gruppo e attività sul campo. In pratica, potete organizzare il vostro programma intorno a tre elementi chiave:
- Risorse umane
Un team composto da mediatori, addetti all'accoglienza e vari coordinatori
- Risorse materiali
Parco veicoli, locali/spazi e attrezzature in comune
- Attività e stato delle attività
Esempi di attività: turni di servizio, assistenza, seminari informatici, organizzazione dei trasporti, riunioni, formazione, tempi di spostamento. Esempi di stati delle attività per una visione operativa del programma: non avviata / in corso / completata / in sospeso / rinviata
Tabella comparativa: foglio di calcolo vs grafico cartaceo vs PlanningPME
| Criteri | Foglio di calcolo (Excel) | Sulla carta | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Aggiornamenti in tempo reale (multiutente) | Parziale (da aggiornare) | No | Sì |
| Centri di accoglienza senza appuntamento in diverse sedi / servizi di assistenza sul territorio | Manuale | Manuale | Sì |
| Competenze / Qualifiche | Manuale | No | Sì |
| Assenze (ferie, malattia, permessi compensativi, formazione) | Manuale | Manuale | Sì |
| Personale sostitutivo in caso di circostanze impreviste | Difficile | Difficile | Sì |
| Veicoli / attrezzature | Non adatto | No | Sì |
| Tempo di percorrenza | Manuale | Manuale | Sì |
| Diritti di accesso degli utenti (responsabili, team) | Limitato | No | Sì |
| Esportazioni e rendicontazione (attività, volume) | Sì | No | Sì (compresa l'esportazione in Excel) |
| Accesso mobile/da remoto | Parziale | No | Sì (online) |
3 esempi pratici su come utilizzare il programma nel vostro lavoro quotidiano
1) Servizio di reperibilità: garantire il regolare funzionamento del servizio nonostante le assenze del personale
Una mattina, qualcuno si dà malato... Senza gli strumenti giusti, finiamo per andare nel panico: telefonate, messaggi, modifiche dell’ultimo minuto ai fogli di calcolo Excel… e a volte le informazioni non arrivano dove devono in tempo.
Con PlanningPME, il coordinatore può vedere immediatamente :
- chi è disponibile in quella fascia oraria (e non sia già in viaggio o impegnato in un workshop)
- chi possiede i requisiti necessari
- quali servizi sono fondamentali (servizi senza appuntamento, affluenza prevista, ecc.)
Risultato : personale sostitutivo reperito più rapidamente, meno stress e continuità del servizio.
2) Squadra mobile: programmazione dei mediatori, dei veicoli e dei tempi di percorrenza
Quando si parla di lavoro da remoto, la vera questione non è solo «chi lavora», ma dove lavora, quali strumenti utilizza e per quanto tempo.
In PlanningPME è possibile pianificare :
- squadre sul campo
- veicoli
- destinazioni (quartiere/città/punto di accoglienza)
- il viaggio come attività a sé stante
In questo modo, eviterete errori nella vostra pianificazione: : un veicolo viene prenotato due volte contemporaneamente, oppure viene fissato un intervento in officina per le 14:00 senza tenere conto dei 45 minuti necessari per il tragitto.
3) Workshop sulle competenze digitali e attività di gruppo: trovare un equilibrio tra gli eventi e l'accoglienza degli utenti
I seminari sull’inclusione digitale e le attività tematiche sono fondamentali… ma non devono occupare tutto il tempo a disposizione a scapito dell’accoglienza degli utenti dei servizi.
PlanningPME consente di visualizzare la settimana con una chiara panoramica delle attività: :
- Orari di apertura della reception/dell'ufficio
- Workshop di gruppo
- Assistenza personalizzata
- È il momento di coordinarsi
Obiettivo : Per garantire una distribuzione ottimale del carico di lavoro, la corretta manutenzione delle officine e una qualità del servizio costante.
Configuri PlanningPME senza aumentare il Suo carico di lavoro
- Indicare le principali categorie di attività (accoglienza, procedure amministrative, servizi di alfabetizzazione digitale, trasporti, laboratori, coordinamento, spostamenti).
- Elenchi le competenze e le qualifiche pertinenti (ad esempio, prevenzione dei conflitti, lavoro con specifici gruppi della popolazione).
- Organizzi i luoghi di lavoro (fissi e mobili) utilizzando etichette chiare e uniformi.
- Standardizzate le denominazioni relative alle assenze (ferie, congedo per malattia, permessi compensativi, formazione) per garantire l'affidabilità delle informazioni sulla disponibilità.
- Stabilite una routine: una riunione di coordinamento settimanale + una semplice regola per le modifiche (ad es. chi approva, chi comunica).
Una pianificazione che tutela il servizio… e il team
Nella mediazione sociale, l'obiettivo non è semplicemente quello di «spuntare delle caselle». Significa mantenere la nostra promessa di essere al fianco degli utenti: accoglienza, orientamento, sostegno e, talvolta, empatia. Grazie a un programma condiviso e strutturato, è possibile ridurre il carico di lavoro mentale, gestire più agevolmente il personale sostitutivo e garantire una maggiore visibilità a chi opera in prima linea — proprio dove si determina la qualità del servizio.
Si fidano di noi
PlanningPME è uno strumento semplice e completo che offre una gestione efficace e articolata della pianificazione elaborando, in base alle esigenze, risorse (umane e materiali), competenze, attività, progetti, riunioni, clienti.... E naturalmente attività, date e orari. È anche possibile calcolare il tempo richiesto dalle varie operazioni, o il tempo di utilizzo delle risorse materiali, le assenze, il costo per il cliente, come pure stilare statistiche, comunicare automaticamente via e-mail ecc... In poche parole, un software di pianificazione vivamente consigliato. A Bagneux lo utilizziamo per gestire pullman, prestiti di materiale informatico, personale, e altro ancora.
Mairie de Bagneux
FAQ
Sì. Si occupano di pianificare i turni e di garantire la disponibilità delle competenze necessarie durante l'orario di apertura, lasciando al contempo un margine per gli imprevisti (sostituzioni e/o personale supplementare).
Sì. È possibile pianificare sia il personale che le attrezzature all'interno dello stesso strumento, il che consente di evitare errori nelle prenotazioni e semplifica l'organizzazione delle visite.
È possibile estrarre i dati ed esportarli in Excel per consolidare le metriche chiave (volume, distribuzione delle attività, tempo impiegato per attività) e creare i propri dashboard.
Sì. PlanningPME Web Access consente di gestire le competenze e assegnare compiti specifici in base a esse — una funzionalità utile per le qualifiche professionali e le attività sensibili.
