Software di pianificazione per i servizi sociali, consultori e mediazione sociale
Organizzate incontri informali, visite di sensibilizzazione e seminari con PlanningPME
- Il settore: servizi di assistenza sociale… sia in sede che a domicilio
- Perché la pianificazione è un’area di lavoro “fondamentale” per i mediatori
- 8 vantaggi di PlanningPME per i vostri team di mediazione sociale
- Cosa offre in particolare PlanningPME alle organizzazioni di mediazione sociale
- Tabella comparativa: foglio di calcolo vs grafico cartaceo vs PlanningPME
- 3 esempi pratici su come utilizzare il programma nel vostro lavoro quotidiano
- Configuri PlanningPME senza aumentare il Suo carico di lavoro
- Una pianificazione che tutela il servizio… e il team
- Casi studio dei clienti - Dicono di noi
- FAQ
In sintesi
In un’organizzazione che si occupa di mediazione sociale e di accesso ai servizi pubblici (come sportelli di accoglienza, squadre mobili, mediazione per i trasporti o laboratori formativi), il programma non è “solo” un orario: è lo strumento che garantisce l’accoglienza degli utenti, la continuità del servizio e la qualità dell’assistenza fornita. Tra turni di servizio in più sedi, visite sul campo, seminari di gruppo, tempi di spostamento, assenze e requisiti professionali, la pianificazione può diventare rapidamente complessa. I membri dello staff (mediatori, coordinatori, assistenti) necessitano di un calendario chiaro, condiviso e affidabile, consultabile facilmente.
Il settore: servizi di assistenza sociale… sia in sede che a domicilio
I centri di mediazione e supporto offrono un sostegno personalizzato, gratuito e spesso senza necessità di appuntamento, presso una sede fissa o servizi in mobilità, con accesso a strumenti digitali ove disponibili. Grazie a una rete di partner nazionali, consentono al personale di occuparsi di una vasta gamma di questioni (fiscali, lavorative, pensionistiche, relative ai documenti d’identità, permessi, ecc.). Nella mediazione sociale, l'obiettivo è anche quello di rafforzare la coesione sociale, garantire l'accesso ai diritti, nonché prevenire e gestire le tensioni e i conflitti quotidiani.
Conseguenza diretta per le squadre : Una giornata tipo prevede un mix di mansioni di accoglienza, supporto amministrativo, assistenza informatica, attività di gruppo e, occasionalmente, assistenza per gli spostamenti (autobus/treno), con un numero considerevole di possibili imprevisti.Perché la pianificazione è un’area di lavoro “fondamentale” per i mediatori
In questo settore, una pianificazione efficace deve tenere conto di vincoli molto specifici:
- Un'ampia gamma di attività e servizi : sessioni senza appuntamento, assistenza per i fornitori di servizi (ad es. finanza pubblica), laboratori informatici individuali e di gruppo, iniziative di prevenzione dei conflitti, eventi a tema (mobilità, pratiche ecocompatibili, ecc.).
- Diversità degli utenti dei servizi : giovani, anziani, lavoratori, persone inserite in programmi di reinserimento e persone con disabilità… (che richiedono spiccate capacità relazionali e un approccio flessibile).
- Lavorare in più sedi : lo stesso dipendente può lavorare presso un punto di accoglienza, poi in una postazione di assistenza sul territorio e infine in un laboratorio.
- Costi di tempo inevitabili : viaggi, coordinamento, riunioni, inserimento dati, tutoraggio/formazione.
- Qualifiche e competenze : Alcuni ruoli richiedono qualifiche e/o competenze specifiche.
- Assenze che devono essere gestite senza compromettere la continuità dei servizi: ferie, congedi per malattia, permessi compensativi e corsi di formazione.
Un foglio di calcolo potrebbe andare bene… finché il team non cresce, il volume di lavoro sul campo non aumenta e non si rende necessario trovare e gestire rapidamente il personale sostitutivo.
Modelli di pianificazione del lavoro
8 vantaggi di PlanningPME per i vostri team di mediazione sociale
- Panoramica centralizzata di più sedi e squadre mobili : chi si trova dove, a che ora e che tipo di attività svolge.
- Pianificazione basata su competenze/qualifiche : assegnare le persone giuste ai turni giusti (gestione delle competenze disponibile in PlanningPME Web Access).
- Gestione dei veicoli : Quando si pianifica una squadra sul campo, si consiglia di prenotare un veicolo contemporaneamente per evitare conflitti di prenotazione.
- Visualizzare i costi di tempo nascosti : spostamenti, coordinamento, inserimento dati – per definire un programma realistico.
- Attività ricorrenti : impostare pianificazioni ricorrenti (settimanali/mensili) e modificare solo le eccezioni.
- Diritti di accesso degli utenti : Ogni utente vede solo le informazioni che lo riguardano
- Reportistica + esportazione in Excel : estrarre dati e creare dashboard (esportazione/sincronizzazione con Excel).
- Accesso online e sincronizzazione del calendario : accesso remoto, con la possibilità di sincronizzarsi con Google Calendar a seconda delle impostazioni.
Cosa offre in particolare PlanningPME alle organizzazioni di mediazione sociale
PlanningPME è stato progettato per aiutarvi a pianificare le risorse (personale e attrezzature) e le attività su un calendario condiviso: la soluzione ideale per la gestione di mediatori, servizi di reperibilità, iniziative di gruppo e attività sul campo. In pratica, potete organizzare il vostro programma intorno a tre elementi chiave:
- Risorse umane
Un team composto da mediatori, addetti all'accoglienza e vari coordinatori
- Risorse materiali
Parco veicoli, locali/spazi e attrezzature in comune
- Attività e stato delle attività
Esempi di attività: turni di servizio, assistenza, seminari informatici, organizzazione dei trasporti, riunioni, formazione, tempi di spostamento. Esempi di stati delle attività per una visione operativa del programma: non avviata / in corso / completata / in sospeso / rinviata
Tabella comparativa: foglio di calcolo vs grafico cartaceo vs PlanningPME
| Criteri | Foglio di calcolo (Excel) | Sulla carta | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Aggiornamenti in tempo reale (multiutente) | Parziale (da aggiornare) | No | Sì |
| Centri di accoglienza senza appuntamento in diverse sedi / servizi di assistenza sul territorio | Manuale | Manuale | Sì |
| Competenze / Qualifiche | Manuale | No | Sì |
| Assenze (ferie, malattia, permessi compensativi, formazione) | Manuale | Manuale | Sì |
| Personale sostitutivo in caso di circostanze impreviste | Difficile | Difficile | Sì |
| Veicoli / attrezzature | Non adatto | No | Sì |
| Tempo di percorrenza | Manuale | Manuale | Sì |
| Diritti di accesso degli utenti (responsabili, team) | Limitato | No | Sì |
| Esportazioni e rendicontazione (attività, volume) | Sì | No | Sì (compresa l'esportazione in Excel) |
| Accesso mobile/da remoto | Parziale | No | Sì (online) |
3 esempi pratici su come utilizzare il programma nel vostro lavoro quotidiano
1) Servizio di reperibilità: garantire il regolare funzionamento del servizio nonostante le assenze del personale
Una mattina, qualcuno si dà malato... Senza gli strumenti giusti, finiamo per andare nel panico: telefonate, messaggi, modifiche dell’ultimo minuto ai fogli di calcolo Excel… e a volte le informazioni non arrivano dove devono in tempo.
Con PlanningPME, il coordinatore può vedere immediatamente :
- chi è disponibile in quella fascia oraria (e non sia già in viaggio o impegnato in un workshop)
- chi possiede i requisiti necessari
- quali servizi sono fondamentali (servizi senza appuntamento, affluenza prevista, ecc.)
Risultato : personale sostitutivo reperito più rapidamente, meno stress e continuità del servizio.
2) Squadra mobile: programmazione dei mediatori, dei veicoli e dei tempi di percorrenza
Quando si parla di lavoro da remoto, la vera questione non è solo «chi lavora», ma dove lavora, quali strumenti utilizza e per quanto tempo.
In PlanningPME è possibile pianificare :
- squadre sul campo
- veicoli
- destinazioni (quartiere/città/punto di accoglienza)
- il viaggio come attività a sé stante
In questo modo, eviterete errori nella vostra pianificazione: : un veicolo viene prenotato due volte contemporaneamente, oppure viene fissato un intervento in officina per le 14:00 senza tenere conto dei 45 minuti necessari per il tragitto.
3) Workshop sulle competenze digitali e attività di gruppo: trovare un equilibrio tra gli eventi e l'accoglienza degli utenti
I seminari sull’inclusione digitale e le attività tematiche sono fondamentali… ma non devono occupare tutto il tempo a disposizione a scapito dell’accoglienza degli utenti dei servizi.
PlanningPME consente di visualizzare la settimana con una chiara panoramica delle attività: :
- Orari di apertura della reception/dell'ufficio
- Workshop di gruppo
- Assistenza personalizzata
- È il momento di coordinarsi
Obiettivo : Per garantire una distribuzione ottimale del carico di lavoro, la corretta manutenzione delle officine e una qualità del servizio costante.
Configuri PlanningPME senza aumentare il Suo carico di lavoro
- Indicare le principali categorie di attività (accoglienza, procedure amministrative, servizi di alfabetizzazione digitale, trasporti, laboratori, coordinamento, spostamenti).
- Elenchi le competenze e le qualifiche pertinenti (ad esempio, prevenzione dei conflitti, lavoro con specifici gruppi della popolazione).
- Organizzi i luoghi di lavoro (fissi e mobili) utilizzando etichette chiare e uniformi.
- Standardizzate le denominazioni relative alle assenze (ferie, congedo per malattia, permessi compensativi, formazione) per garantire l'affidabilità delle informazioni sulla disponibilità.
- Stabilite una routine: una riunione di coordinamento settimanale + una semplice regola per le modifiche (ad es. chi approva, chi comunica).
Una pianificazione che tutela il servizio… e il team
Nella mediazione sociale, l'obiettivo non è semplicemente quello di «spuntare delle caselle». Significa mantenere la nostra promessa di essere al fianco degli utenti: accoglienza, orientamento, sostegno e, talvolta, empatia. Grazie a un programma condiviso e strutturato, è possibile ridurre il carico di lavoro mentale, gestire più agevolmente il personale sostitutivo e garantire una maggiore visibilità a chi opera in prima linea — proprio dove si determina la qualità del servizio.
Casi studio dei clienti - Dicono di noi
Dicono di noi
Scoprite la testimonianza del cliente Mairie de Bagneux
Il Municipio di Bagneux presenta la sua organizzazione per gestire facilmente la pianificazione degli agenti in municipio
Presentazione aziendale
Municipio di Bagneux:
Gestiamo circa 800 persone, tra cui:
1 Servizio di Manutenzione: 200 addetti
1 Ufficio di Comunicazione con il pubblico che a sua volta gestisce 14 sale comuni
Necessità di pianifica
Le nostre principali esigenze in termini di pianificazione erano:
1 - Come identificare rapidamente lo staff di manutenzione presente e disponibile e responsabile per:
- la gestione di 10 scuole e le relative ore di intervento per 5 profili di addetto (assistente generico, addetto alla manutenzione, addetto catering, custode, capo team)
- la manutenzione degli edifici comunali (municipio, teatro comunale, centro sanitario comunale, centro socio-culturale, sale comuni, ...)
2 - Individuare i periodi di occupazione delle sale comunali per programmare le operazioni di pulizia da parte del dipartimento di manutenzione / settore manutenzione degli edifici comunitari.
Gestire il personale comunale
PlanningPME ci consente di avere una visualizzazione alla settimana come al mese delle disponibilità degli agenti di servizio (Manutenzione-circa 200 persone) che consente al responsabile del servizio di combinare meglio le esigenze con la forza lavoro per rafforzare questo o quel gruppo.
Se un responsabile di una struttura segnala una carenza di personale in un determinato giorno, PlanningPME consente di vedere
se sono previsti una o più disponibilità a breve termine (personale in stage, paddetti sotto utilizzati, …) e può quindi consigliare le attività prioritarie da svolgere in attesa del rientro del personale, o se le assenze saranno distribuite nell'arco della settimana (malattia, ferie, ecc.) e richiederanno l'invio di rinforzi.
Il software ci consente inoltre di identificare il personale trasferito da un sito all'altro. PlanningPME ci consente di identificare in tempo reale il numero di risorse disponibili per sito e per competenza.
Inoltre, PlanningPME consentendo la prenotazione delle sale comuni ci consente di pianificare l'intervento del personale di manutenzione in base alle disponibilità degli spazi. Contemporaneamente, ciò consente di misurare il numero di ore di occupazione dei locali da parte dei diversi utilizzatori (associazioni, servizi del comune, società esterne, …)
FAQ
Sì. Si occupano di pianificare i turni e di garantire la disponibilità delle competenze necessarie durante l'orario di apertura, lasciando al contempo un margine per gli imprevisti (sostituzioni e/o personale supplementare).
Sì. È possibile pianificare sia il personale che le attrezzature all'interno dello stesso strumento, il che consente di evitare errori nelle prenotazioni e semplifica l'organizzazione delle visite.
È possibile estrarre i dati ed esportarli in Excel per consolidare le metriche chiave (volume, distribuzione delle attività, tempo impiegato per attività) e creare i propri dashboard.
Sì. PlanningPME Web Access consente di gestire le competenze e assegnare compiti specifici in base a esse — una funzionalità utile per le qualifiche professionali e le attività sensibili.
