Pianificazione delle sale
Gestite senza problemi l'occupazione delle sale e trovate facilmente gli spazi disponibili per le vostre riunioni, i corsi di formazione e altri eventi utilizzando il nostro software di pianificazione delle sale.
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Ottimizzare la pianificazione della prenotazione delle sale è essenziale per garantire un uso efficiente degli spazi per riunioni all'interno di un'azienda. Un programma di occupazione delle sale riunioni ben organizzato massimizza la disponibilità e riduce al minimo i conflitti di programmazione. Per facilitare questa gestione, è fondamentale creare un calendario condiviso delle sale riunioni accessibile a tutti i team in tempo reale. Ciò semplifica la gestione della pianificazione delle sale, e degli spazi condivisi, consentendo ai dipendenti di pianificare facilmente riunioni, conferenze, workshop, lezioni o altri eventi e garantire che siano disponibili le attrezzature necessarie, migliorando così la collaborazione e la produttività.
Alcune funzioni chiave per la pianificazione delle sale
Filtri
Risorse umane e materiali
E-mail e notifiche
Gestite tutti i tipi di sale e attrezzature
Bisogna gestire l'affettazione di sale per le riunioni, formazioni, seminari... Pianificate l'occupazione delle sale in alcuni clic ed in funzione di criteri definiti dalle vostre cure, attrezzature presenti nella sala, capacità, tipo di sala...) Prevedere in anticipo una formazione o trovare una sala all'ultimo minuto diventano un gioco di bambino.
Con un programma condiviso, puoi gestire in modo efficace la disponibilità delle sale e organizzare i tuoi appuntamenti in base ai tuoi orari. Il calendario online di PlanningPME consente di visualizzare il grado di occupazione in tempo reale e di verificare la capacità di ogni sala conferenze. Con un migliore coordinamento, puoi programmare sessioni di pulizia tra una prenotazione e l'altra, garantendo un ambiente incontaminato per ogni evento. Questo facilita l'organizzazione e garantisce che tutte le sale soddisfino le esigenze delle vostre riunioni, sessioni di formazione e seminari.
Gestite in modo efficiente le prenotazioni delle camere
Come ottimizzare la pianificazione delle sale di riunioni , conferenze ed materiali associati? Come affrontare i cambiamenti nell'organizzazione della pianificazione?
PlanningPME gestisce tutti
Alcune tipi di visualizzazione sono disponibili per la pianificazione di una visione dettagliata e completa dell'occupazione delle camere. In qualsiasi momento è possibile creare, modificare o cancellare la prenotazione. Caratteristiche convenienti vi dicono i conflitti nella pianificazione se per esempio una sala o una risorsa non è disponibile al momento desiderato.
Grazie alla funzione dei filtri, è possibile filtrare i dati di pianificazione per visualizzare solo le prenotazioni collegate a un cliente o un tipo di servizio eseguito come un seminario.
Per quanto riguarda lo storico, tutti gli eventi sono tenuti nel programma in modo da poter accedere al dettaglio delle precedenti prenotazioni di un cliente o di una stanza se necessario.
Si fidano di noi
La nostra azienda è attiva nella formazione continua e professionale; gestiamo circa 80 collaboratori - relatori e 15 aule con PlanningPME. Interveniamo anche sui siti dei nostri clienti e con PlanningPME abbiamo trovato un buon sistema per gestire questi interventi. Dopo una ricerca durata mesi, abbiamo scelto PlanningPME perché è in grado di soddisfare la maggior parte delle nostre esigenze ed è in linea con l'investimento, contenuto, messo in conto. Per noi è importante testimoniare come il software abbia sposato le nostre esigenze. È stato installato con estrema facilità ed è la perfetta risposta alle nostre aspettative.
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FAQ
Ecco i 5 passaggi per creare un programma di prenotazione delle sale:
- Scegli uno strumento di pianificazione online : Scegli un sistema di prenotazione online o un software di gestione delle sale che consenta agli utenti di vedere la disponibilità in tempo reale ed effettuare prenotazioni facilmente.
- Salva le sale e le loro caratteristiche : Documenta ogni sala riunioni con la sua capienza, le attrezzature disponibili e qualsiasi altra specifica pertinente.
- Definisci i tipi di prenotazioni : Stabilisci categorie di prenotazione, come riunioni interne, sessioni di formazione o presentazioni, per organizzare al meglio l'uso delle sale.
- Crea gli utenti : Aggiungi tutti i dipendenti al sistema di prenotazione, assegnando loro i diritti necessari per prenotare le camere.
- Pubblica la pianificazione su uno schermo : Visualizza il piano di occupazione delle sale riunioni su uno schermo in un'area comune per una visibilità immediata.
Ecco i 6 passaggi per fare un programma di occupazione delle sale:
- Valuta le esigenze : Identifica i periodi di picco della domanda e le esigenze specifiche di ogni team o utente per ottimizzare l'uso delle sale riunioni.
- Scegli uno strumento di gestione : Utilizza uno strumento di prenotazione come Excel, Google Calendar, Outlook o un'applicazione per la prenotazione di sale.
- Definisci le regole di prenotazione : Stabilisci regole chiare per la prenotazione, come la durata massima della riunione, le priorità di utilizzo e i periodi di preavviso per le prenotazioni per garantire un uso corretto.
- Creare fasce orarie : Definisci le fasce orarie disponibili per la prenotazione in base all'orario di lavoro e ai periodi di punta, garantendo così una distribuzione equilibrata della disponibilità.
- Comunica le procedure di prenotazione : Informa tutti gli utenti sulle procedure di prenotazione, comprese le modalità di prenotazione, la modifica o cancellazione di una prenotazione, per garantire una comprensione comune ed evitare conflitti.
- Monitora e adegua il piano : Monitora l'utilizzo della sala e adeguare le fasce orarie o le procedure di prenotazione in base alle esigenze e ai feedback degli utenti, al fine di mantenere una gestione efficace e appropriata.
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