Automazione del workflow e gestione dei documenti con Arxivar

Sono molte le aziende che lavorano con Arxivar. Questa piattaforma, grazie al suo motore workflow liberamente configurabile, è in grado di svolgere gestione documentale (DMS) e governo dei processi aziendali. La creazione di un processo di pianificazione e gestione aziendale integrato rende il lavoro quotidiano più agile e le informazioni più fluide ed omogenee.
L’obiettivo di questa integrazione è semplificare la pianificazione del personale ottenendo un guadagno in reattività ed in produttività: come?
Creando un flusso di lavoro che minimizzerà gli inserimenti manuali dei dati nella creazione delle nuove commesse e guiderà le risorse nel rendicontare le attività svolte.
Inoltre l’integrazione offre una cabina di regia, dove si potrà monitorare lo stato di avanzamento delle commesse e delle attività in corso, accedendo a dati e documenti in unico ambiente web condiviso.

Oltre al poter sfruttare le potenzialità documentale di ARXivar nel costruire un archivio digitale, godendo dei vantaggi/benefici di poggiare su di un potente motore di Workflow, l’integrazione con PlanningPME rende possibile l’intera gestione delle risorse dell’azienda. Si condividono infatti le informazioni in tempo reale con tutti i collaboratori e i clienti grazie alla possibilità di invii di e-mails e di notifiche automatizzate.

La compilazione di fogli di lavoro, timbrature giornaliere, richiesta ferie, permessi, ecc… verranno semplificati e i dati resi subito più facilmente fruibili e controllabili. Sarà possibile anche consultare le ferie restanti, le formazioni realizzate, i compiti ed appuntamenti dei vostri impiegati, gestire le ore di lavoro del personale, le assenze, o ancora le missioni a realizzare.

Alcuni altri vantaggi in sintesi:

• Miglioramento del lavoro collaborativo e a distanza
• Maggior collaborazione e processi autorizzativi guidati
• Creazione di un unico archivio digitale condiviso facilmente interrogabile
• Possibilità di dialogo con i vostri sistemi informatici aziendali e archivi praticamente illimitata
• Utenti illimitati senza costi aggiuntivi
• Interfaccia web responsive e layout dedicati e configurabili
• Disponibilità di App Mobile per iOs e Android gratuita
• Scalabilità del sistema sia in termini di numero di processi sia per la quantità delle informazioni raccolte e gestite

L’integrazione avviene a livello di processo, offrendo all’utente un’esperienza d’uso all’interno di un unico ambiente di lavoro. Le informazioni arrivano in forma di “Task/Attività” e lo stato di avanzamento di esse sarà automaticamente disponibile a tutte le aree aziendali abilitate, la pianificazione in PlanningPME potrà procedere come consueto.
Le Risorse riceveranno una notifica che indicherà loro quali attività dovranno svolgere, e Il monitoraggio dell’avanzamento lavori sarà guidato dal processo di consuntivazione che riporterà ciò che è stato eseguito a livello di commessa.
La connessione tra i due sistemi avviene tramite un connettore sviluppato ad hoc tramite il quale ARXivar accede e riporta tutti i dati in PlanningPME.

Le attività in PlanningPME, indipendentemente dalla loro durata temporale (giornaliere o plurigiornaliere) vengono intercettate in base al loro “Stato” e in quanto eventi agiscono da motori di automatismi specifici definiti nei workflow (notifiche, richiesta di attività, email automatizzate, …).

“Quando un’azienda «funziona male» te ne accorgi subito, quando funziona bene non te ne accorgi..”

Quali sono i vantaggi minimi che ci possiamo attendere?

I vantaggi riguardando principalmente la differenziazione qualitativa nel rapporto con il cliente: spesso organizzarsi è più difficile di quanto sembra. Vi è mai successo di allocare una risorsa a due attività, contemporaneamente? Oppure di inventare scusa per posticipare appuntamenti poiché si è sopraffatti dagli impegni?

Sono tutti esempi dove traspaiono le nostre criticità quotidiane. Ecco perché abbiamo pensato che una maggior Organizzazione e una maggiore Efficienza sono elementi distintivi anche per il nostro Cliente.

Agilità e uniformità del metodo di lavoro

Ognuno ha un proprio metodo di lavoro e così sembra che l’Azienda abbia “molti” metodi di lavoro, questo spesso non va bene. Un Metodo di lavoro agile, flessibile ma studiato e applicato nelle varie fasi dei processi aziendali, significa anche una maggior trasmissione della conoscenza (affiancamento, capacità di plasmare il sistema in virtù del metodo organizzativo) tra i collaboratori che si avvicendano nel tempo.

Trasformo la mia giornata lavorativa

“Ho gli strumenti e il tempo per fare strategia”

Passare il proprio tempo a cercare di raccogliere i dati delle attività chiedendoli ai propri collaboratori e colleghi è frustrante, molto spesso sia per chi chiede sia per chi deve rispondere.Prevalentemente ciò è dovuto a scarsa integrazione tra sistemi in uso.
Attraverso questa integrazione il vostro tempo passerà da raccolta difficoltosa di dati a operazioni di analisi e di raffronto.

La giornata lavorativa si trasforma: i processi organizzati, sfruttando i workflow di sistema che avrai configurato, trasporteranno le informazioni e renderanno i dati facilmente analizzabili in quanto già omogenei e relazionati fra loro.

Contattateci