Pianificazione settimanale: perché è fondamentale e come crearla

Definizione

Solitamente presentato sotto forma di una tabella esplicita e colorata, l'agenda settimanale è una sorta di calendario o agenda settimanale per il business. Sotto il suo aspetto infantile, si rivela una potente soluzione per ottimizzare la gestione del tempo. Dal lunedì al venerdì, dal martedì al sabato, ecc., offre un'esauriente fotografia settimanale e una visione precisa dei compiti da svolgere ogni giorno. In modo che il leader, il manager o il dipendente possano identificare le azioni da intraprendere e le priorità.

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Un programma settimanale consente, come una mappa su più giorni consecutivi, di:

• distribuire fasce orarie per soddisfare le esigenze aziendali ;
• suddividere i periodi di lavoro (lavoro effettivo, pausa pranzo, riunioni, formazione, ecc.) ;
• condividere la disponibilità di tutti tra i diversi membri del team ;
• evidenziare l'organizzazione nel suo insieme per una maggiore proattività.

Questo calendario resta ovviamente da adattare al business plan dell'azienda che lo utilizza..

Il vantaggio di organizzarsi

Poter fare riferimento ad una tabella che centralizza tutte le attività è una comodità lavorativa che contribuisce al benessere generale. Come un allenatore sportivo che dettaglia su un tavolo la posizione e il ruolo di ciascun giocatore in campo, tutti sanno cosa aspettarsi individualmente e collettivamente:

• Lavoro da fare al tempo T ;
• posizione dei suoi compagni di squadra ;
• stato dei relativi servizi ;

Il vantaggio di essere flessibili

Il che ci porta a questo secondo vantaggio: la flessibilità. Immagina di essere al volante del tuo veicolo con un percorso tracciato. Tuttavia, di fronte al meteo, a possibili lavori oa un incidente: anche con un buon GPS, la strada non sarà sicuramente come l'avevi immaginata. Potrebbe essere necessario gestire gli imprevisti per iniziare meglio. Lo stesso vale quando si progetta il programma settimanale. Perché quest'ultimo stabilisce una linea d'azione ideale, ma non è mai fissa. È un pianificatore settimanale volto a supportarti, ma sei al posto di guida.

Il vantaggio di anticipare

Conseguenza della flessibilità: definizione delle priorità e anticipazione. Nella misura in cui hai un progetto in corso significativo, ti sarà più facile comprenderne le ripercussioni all'interno del team. Per farlo basta strutturare il progetto in più fasi o coinvolgere nuovi collaboratori. Così, sarai in grado di:

• mantenere il controllo sull'organizzazione dettagliata;
• rispettare le scadenze.

Il vantaggio di essere educativo e produttivo

Utilizzando uno strumento di gestione del tempo di lavoro online, sarà molto facile creare un programma chiaro che rispetti i ritmi di tutti. Inoltre, qualsiasi modifica è visibile non appena i dati vengono salvati, i partecipanti vengono immediatamente informati dell'attività di una persona, della partecipazione alla riunione e altro ancora. Evitando gli scambi superflui (che sono legioni dal lunedì al venerdì) si avrà il vantaggio di valorizzare le persone e di influire generosamente sulla produttività.

Organizzare le attività quotidiane con un programma settimanale favorisce la comprensione, la coesione e quindi il successo delle tue missioni. Con la pratica, consente di condividere rapidamente e incanalare obiettivi individuali e comuni a colpo d'occhio. Cosa considerare la settimana che inizia serenamente, e questo, qualunque sia il suo ruolo in azienda.

Non sai da dove iniziare? Ecco i 5 passaggi principali per raggiungere questo obiettivo.

Elenca i tuoi compiti

A partire dalle attività principali fino alle più piccole:

• Fai un riepilogo sotto forma di elenco o struttura ad albero (a seconda di quale ti sembra il più eloquente), di tutti gli obiettivi da raggiungere.
• Raccogli tutte le informazioni in un unico posto che fungerà da database per costruire i tuoi calendari settimanali.
• Crea un modello di elenco di cose da fare che perfezionerai nel tempo con la pratica.

Elenca le tue risorse

Per ogni progetto da realizzare dovrai assegnare un team o più precisamente dei collaboratori. Per questo, è essenziale fare un inventario delle tue risorse, vale a dire:

• Il numero di servizi
• Il ruolo delle squadre
• La qualifica e i nomi delle persone che possono soddisfare le esigenze.

Questo primo passaggio è essenziale per la presentazione delle righe e delle colonne che appariranno nel tuo programma settimanale futuro.

Il nostro consiglio per questi primi 2 passaggi (e quelli successivi): facendolo insieme, sarà più stimolante e limiterai le sviste.

Definisci le tue priorità e le relative scadenze

Altra fase cruciale: dalle fasce orarie che ti riguardano, torna alla tua struttura ad albero o alla tua lista di compiti per definire le priorità. Vale a dire che per ogni riga di compiti o obiettivi per la settimana, avrai bisogno di:

• Assegna una data di scadenza corrispondente ;
• Determina il tempo necessario per completarlo ;
• Seleziona le risorse umane che ne garantiscono il successo ;
• Valuta il momento giusto per iniziare il progetto ;

I nostri consigli per questo 3° step :
Preferisci titoli chiari e concisi per svolgere il tuo programma settimanale e fornisci sistematicamente spazio di manovra per compensare eventi imprevisti. (Giornate e collaboratori sostitutivi in ??caso di assenze.)

Pianifica le tue missioni per importanza

Dare priorità alle tue attività settimanali a volte può essere un mal di testa. Questo è il motivo per cui un programma settimanale ti renderà più facile organizzarli. Tra queste priorità:

• Distinguere tra obiettivi a breve e lungo termine ;
• Suddividi scadenze lontane in compiti brevi ;
• Distribuisci la suddivisione delle missioni su più agende settimanali.

I nostri consigli per questo 4° step :
Comunica le informazioni il prima possibile ai tuoi team. Apprezzeranno l'iniziativa e saranno maggiormente in grado di prepararsi in anticipo.

Fai un punto a settimana

Che sia l'inizio, la metà o la fine della settimana, sta a te scegliere il tuo ritmo. Ma non trascurare la realizzazione di un punto settimanale che ti permetterà di:

• Per incoraggiare i tuoi dipendenti ;
• Per essere sicuro di essere in tempo ;
• Identifica rapidamente freni o ostacoli ;
• Per trovare soluzioni per riprendersi subitot ;

I nostri consigli per questo 5° e ultimo step:
Non esitate a coinvolgere la vostra cerchia di collaboratori. Saranno in grado di offrirti la loro visione e saranno ancora più coinvolti nel progetto e nelle sue scadenze.

Programmi Excel

Lo strumento preferito da molte aziende, il famoso foglio di calcolo offre un'implementazione efficiente e una prima esperienza in autonomia. Infatti, una volta padroneggiate le sue caratteristiche, sarà pratico e veloce creare un calendario settimanale per implementarlo in azienda.

I vantaggi di una tabella gestionale Excel

A tal fine, troverai facilmente tutti i tipi di pianificatori settimanali prestabiliti tramite i media Microsoft. Modelli di pianificazione accessibili agli utenti, che dovrai selezionare e personalizzare in base alle tue risorse e missioni. Perfetto per un'organizzazione fissa, ma più esigente quando si tratta di modificare il proprio programma durante la settimana.

Gli svantaggi di una pianificazione Excel

Pratico per i principianti nella gestione della pianificazione, la tabella Excel può, al contrario, rivelarsi fonte di errore. Questo tipo di dispositivo non è proprio intuitivo, richiede grande rigore e abilità degne di un virtuoso. Anche su una piccola struttura, dì a te stesso che il suo successo dipenderà interamente dalle tue spalle. Gestione della pianificazione che ha i suoi limiti, poiché è molto impegnativa per il responsabile.

Software e pianificazione online

Questa è una "nuova" generazione di programmi, che compete nelle funzionalità per semplificarti la vita quotidiana. Ma una generazione non così “nuova” come quella in realtà. La prova, a PlanningPME, sviluppiamo soluzioni da oltre 20 anni soluzioni innovative per la gestione della pianificazione aziendale. Infatti, dal 2002, non abbiamo mai smesso di offrirvi più alternative più efficiente e collaborativo, assicurandosi al tempo stesso di conciliare risorse umane e produttività.

Vantaggi di un'agenda settimanale connessa

• Parametrizza in base al tuo core business.
• Consente di eseguire la progettazione in conformità con la legislazione.
• Limita gli errori umani.

Svolgere una programmazione settimanale grazie alla gestione assistita aprirà la strada ad una serena organizzazione. Soprattutto se la tua professione richiede frequenti aggiustamenti.

Soluzioni PlanningPME

Orari del personale, ferie e assenze, gestione delle attività, progetti, occupazione delle sale riunioni, formazione, lavoro da remoto, ecc. : le nostre soluzioni intuitive coprono tutte le esigenze aziendali, qualunque sia la dimensione dell'azienda.

• software di pianificazione automatica ;
• Programmi collaborativi online ;
• Servizi di assistenza, consulenza e formazione ;

Interessato a un programma settimanale efficiente e interattivo? PlanningPME risponde alle tue prime domande.